Dlaczego alumni?

John Sullivan, konsultant HR-owy, którego ‘Business Insider’ okrzyknął ‘Michaelem Jordanem rekrutacji’ rzucił kiedyś hasło: “nie zatrudniaj obcych”. Było to wezwanie do redukcji asymetrii informacyjnej na linii pracodawca-kandydat, która z istoty rzeczy prowadzi do nieporozumień, a w konsekwencji: rozczarowań.

Kandydat, który nie zna dobrze przedsiębiorstwa, może mieć słabe albo zgoła mylne wyobrażenie o jego kulturze organizacyjnej, warunkach pracy czy oczekiwaniach względem pracowników. Pracodawca, który zna kandydata wyłącznie z CV i rozmowy kwalifikacyjnej również może nie być świadom tego, że potencjalny pracownik jest niedopasowany kulturowo albo wolicjonalnie do nowego stanowiska i miejsca pracy.

Aby tego uniknąć Sullivan radzi, aby pozyskiwać wypełniać wakaty –

• kandydatami poleconymi przez obecnych pracowników, ci ostatni znają bowiem zarówno organizację, jak i człowieka, który zgłasza się do pracy i wiedzą o nich rzeczy, których próżno szukać w komunikacji employer brandingowej czy wymuskanym CV
• alumnami, czyli byłymi pracownikami, którzy z istoty rzeczy wiedzą, z jaką organizacją i jakimi oczekiwaniami względem siebie będą mieć do czynienia

Następnie, dokonując niejako syntezy tych dwóch zaleceń, Sullivan zaproponował rozwiązanie trzecie: boomerang referrals.

Idea jest bardzo prosta: zadaniem organizacji jest utrzymanie alumnów w swojej orbicie poprzez umiejętną komunikację i propozycję wartości (mailingi, SMS-ingi, wydarzenia, benefity), tak aby stanowili oni ważny komponent firmowej społeczności talentów. Następnie zachęcamy owych byłych pracowników, aby rozważyli powrót do naszej firmy (boomerang hire) albo zarekomendowali do pracy znajomego – z puli innych byłych pracowników lub spoza niej (boomerang referral).

Czemu polecenia, których autorami są alumni mają tak dużą wartość? Najważniejsze powody możemy wylistować jako 3W: wiarygodność, wiedza, więź.

• Wiarygodność. Zmiana pracy to jedna z ważniejszych decyzji, jakie podejmujemy w życiu. Jak w przypadku każdego kluczowego wyboru ludzie mają zrozumiałą tendencję, aby pokładać zaufanie w rekomendacjach rodziny i przyjaciół, czyli osób, którym ufają. Alumn, mając relację z kandydatem, będzie zatem efektywniejszym “nośnikiem” komunikacji employer brandingowej pracodawcy niż jakakolwiek reklama. Jednocześnie, alumn jest szczególnie wiarygodny jako polecający: nie pracuje już w danej organizacji, a nadal ją rekomenduje; to oznacza, że musi mieć naprawdę dobre wspomnienia z nią związane.
• Wiedza. Były pracownik zna firmę od podszewki: orientuje się w zarobkach, benefitach, kulturze organizacyjnej, jakości relacji koleżeńskich, typie wykonywanych na danym stanowisku zadań i tysiącu drobniejszych, ale istotnych rzeczy, które poznać może tylko pracując w danym przedsiębiorstwie. Jednocześnie zna on kandydata, wie zatem, czy myśli on o danej pracy poważnie, czy ma kredyt i rodzinę na utrzymaniu, czy wiąże przyszłość z danym miastem, czy nie będzie go uwierać dress code, czy znajdzie wspólny język z nowym przełożonym, itd. Alumn-polecający znosi, dla wszystkich uczestników procesu, problem dwustronnej asymetrii informacyjnej, sprawiając, że pracodawca i kandydat podejmują decyzje bardziej świadome, a zatem: lepiej rokujące na przyszłość rozumianą w kategoriach produktywności i retencji.
• Więź. Polecenia bazują na relacjach w trójkącie: pracodawca-polecający-kandydat. Jest to relacja dość złożona, bo polecającymi bywają nie tylko pracownicy, obecni lub byli, ale także praktykanci, stażyści, kontraktorzy, kandydaci na inne stanowiska, itp. Dalej, dzisiejszy kandydat jest często jutrzejszym polecającym (każdy dobry program rekomendacji m u s i pozyskiwać polecenia od osób będących w trakcie onboardingu), a bywa też, że dzisiejszy alumn-polecający, jutro sam będzie kandydatem (re-hiring). Program referralowy wzmacnia jednak więzi nie tylko między polecającym a kandydatem, ale również między organizacją a alumnem. Daje mu on konkretne zadanie i konkretną, na ogół finansową, korzyść. Pozwala firmie powiedzieć, że ceni ona opinię i wkład alumna, pozwalając mu współkształtować jej polityką kadrową. Daje jemu impuls do tego, aby zarejestrować się w firmowym programie poleceń, a firmie powód (i odklikane RODOwskie zgody) by wychodzić mu naprzeciw z angażującą komunikacją – via mail, telefon, wydarzenie.

Jak to działa?

Clariant, szwajcarski koncern chemiczny, na terenie polskim działa i rekrutuje w dwóch zasadniczych obszarach: produkcji oraz Global Business Services – Shared Service Center  ( GBS / SSC). To właśnie głównie z myślą o mieszczącym się w Łodzi Centrum Usług Wspólnych firma zdecydowała się na uruchomienie programu poleceń rekrutacyjnych, którego wyróżnikiem jest moduł służący zaangażowaniu alumnów.

Program poleceń Clariant

„W maju uruchomiliśmy CLARIANT CLUB” – mówi Agnieszka Stępień, HR Advisor w Clariant –  „program, który ma na celu zrzeszenie społeczności naszych byłych pracowników poprzez stworzenie platformy do kontaktu i wymiany informacji odnośnie aktualnej sytuacji naszej firmy. Dzięki członkostwu w CLARIANT CLUB Alumni będą otrzymywać informacje o Clariant, aktualizacje dotyczące statusu firmy i planów rozwoju. Będą informowani o kampaniach i wydarzeniach, w których bierze udział firma Clariant oraz mieć okazję spotkać się z nami podczas wielu akcji i eventów Employer Brandingowych. Ponadto dołączą do naszego zewnętrznego programu polecającego realizowanego za pośrednictwem ShareHire, bo kto może być lepszym ambasadorem niż ludzie, którzy pracują lub pracowali w firmie? Odpowiedź jest prosta: nikt inny jak nasi obecni i byli pracownicy są najbardziej wiarygodnym źródłem informacji o Clariant, naszej kulturze pracy i wartościach”.

Alumni biorą udział w programie na zaproszenie pracodawcy, które otrzymują mailowo. Wiadomość zredagowana jest tak, aby były pracownik od razu poznał ideę poleceń, zasady programu, dostępne nagrody. Jeśli jest on zainteresowany uczestnictwem musi wypełnić krótki formularz rejestracyjny (imię, nazwisko, mail, ustanowienie hasła) oraz zaznaczyć tickbox “Jestem byłym pracownikiem Clariant i chcę dołączyć do Clariant Club”.

O nowym zgłoszeniu automatycznie zostaje powiadomiony administrator systemu, którego rolą jest zweryfikować historię zatrudnienia. Jeśli użytkownik faktycznie jest byłym pracownikiem, administrator jednym kliknięciem przyznaje mu dostęp do programu poleceń. Następnie, jak w każdym innym programie poleceń dostarczanym przez ShareHire, użytkownik może polecać znajomych na publikowane przez pracodawcę oferty pracy dzieląc się z kandydatami linkami polecającymi. Skuteczne rekomendacje wiążą się z nagrodami finansowymi. Architektura systemu dopuszcza, aby alumn odbierał wyższe nagrody niż np. polecający zewnętrzny, czyli osoba niezwiązana z firmą. Informacje o tym, czy użytkownik otrzyma nagrodę, jak również powiadomienia o publikacji nowych ofert pracy, konkursach, itd. otrzymuje on automatycznie na mail podany w czasie rejestracji w systemie.

Mailing nie jest jednak jedyną metodą komunikacji Clariant z alumnami. Firma buduje zaangażowanie i przyciąga do siebie byłych pracowników m.in. poprzez organizację wydarzeń, takich jak łódzka impreza muzyczna “Festiwal Kolorów”, plenerowe pokazy filmów (“polówki”) czy otwarte spotkania poświęcone programowi poleceń w toku których alumn, ale potencjalnie również polecający zewnętrzny mogą nauczyć się jak rekomendować znajomych efektywnie.

System poleceń Clariant obejmujący również alumnów funkcjonuje w oparciu o technologię i rozwiązania prawne dostarczone przez ShareHire. “Głęboka automatyzacja i intuicyjny interfejs powodują, że obsługa systemu poleceń przez ShareHire jest bardzo prosta i wygodna” – dodaje Agnieszka Stępień . “Ponadto administracja danymi, wypłata nagród, konstrukcja regulaminu, obsługa użytkowników – to wszystko leży po stronie ShareHire, nie naszej – to znacząco odciąża nasz zespół rekrutacji w zakresie administracji systemem zewnętrznych poleceń, nie tylko na początku jego funkcjonowania, ale również w całym przebiegu naszych działań”.