22Luty, 2019
Autor : Marcin Giełzak
Komentarze :
Nie płać nagród za polecenia pracownicze

Program poleceń do pracy zwyczajowo wiąże się z nagrodami za skuteczną rekomendację. System gratyfikacyjny, nawet najprostszy, wiąże się jednak z licznymi wyzwaniami. Najlepszy sposób, aby sobie z nimi poradzić to nie płacić nagród samemu – ale zlecić to firmie która może może przy okazji kompleksowo przygotować i obsłużyć nasz program rekomendacji.

Niby proste, ale…

Niejedna osoba może zastanawiać się, czy nie ma w tym przesady. W końcu ich organizacja stale wypłaca pensje, premie, nagrody, czemu więc bonus za polecenie miałby być bardziej problematyczny? Powodów jest co najmniej kilka:

  1. Trzeba przygotować plan nagrodowy

Co to znaczy w praktyce? Po pierwsze: musimy ustalić kogo nagradzamy – tylko pracowników, a może również alumnów, praktykantów, kandydatów na inne stanowiska? Czy wszyscy mają jednakowe nagrody, czy też nasz zespół chcemy premiować szczególnie? Po drugie: trzeba ustalić, jak nagradzamy – płacimy gotówką, wręczamy bony, stawiamy na gratyfikacje rzeczowe albo doświadczenia, a może integrujemy system nagrodowy z dostępnymi kafeteriami benefitowymi? Po trzecie: czy bonus należy się tylko za zatrudnienie osoby poleconej, czy też może wolimy nagradzać każdą pożądaną aktywność (np. pozyskanie CV)?  Po czwarte: czy rozbijamy bonus na raty, a jeśli tak – kto to będzie pamiętać o wypłacie kolejnej i weryfikować, że się ona należy?

  1. Trzeba zadbać o procedury

Kiedy mówimy o procedurach mamy na myśli nie tylko konkretne zapisy ale również łatwość w ich rozumieniu i komunikowaniu. Mamy tu bowiem działania “w tle”, których nie widzą polecający: określamy z jakiego budżetu będą finansowane nagrody, kto w organizacji będzie odpowiadał za ich transfer, skąd pozyska wiedzę o tym, kto ma być nagrodzony. Później kluczem staje się prostota i transparentność procesu z punktu widzenia polecającego i tu znowu jest szereg pytań: jak dowiaduje się on o tym, czy otrzyma nagrodę, jak może zgłosić reklamację, jak ma rozliczyć się z nagród podatkowo? Jeśli chcemy płacić nagrody niepracownikom, tu również mamy pytania: jaki trybem i na podstawie jakiej umowy?

  1. Trzeba zabezpieczyć organizację pod kątem fraudów i naruszeń przepisów

Nie jest tajemnicą, że jeśli można zarobić pieniądze ludzie będą próbować obejść system i skrócić drogę do gratyfikacji. Trzeba zatem przemyśleć sposób nagradzania tak, aby obniżać ryzyko nadużyć, ale jednocześnie należy pilnować tego, aby proces nie był tak zbiurokratyzowany i długotrwały, aby zniechącał potencjalnych polecających. Trzeba mieć też dobrze rozpoznane wszelkie możliwe obowiązki podatkowe – jeśli płacimy wynagrodzenie pracownikowi zapewne trzeba zabezpieczyć środki np. na składki ZUS. Gdy wynagradzmy osobę spoza organizacji sytuacja się zmienia zależnie od stanu prawnego: możemy wybrać m.in. umowę-zlecenie, przyrzeczenie publiczne, konkurs… każda z tych form tworzy inne obowiązki prawne i fiskalne. Warto dodać, że obciążają one nie tylko rekrutera, ale też np. zespół księgowości bądź kadr. Pojawia się też konieczność stworzenia nowego procesu do obsługi wypłat, a to kosztuje czyjś czas i niekoniecznie musi być mile widziane przez osoby, którym chcemy to zadanie dorzucić do już i tak napiętego dnia pracy.

Lepiej skupić się na rekrutacji, nie biurokracji

Cały ten poleceniowy back office może sprawić, że rekruter zamiast skupić się na tym, co jest jego rolą: selekcji i zatrudnaniu nowych pracowników, poświęca czas na konsultacje ze specjalistami z zakresu prawa, podatków, bezpieczeństwa, a sam wchodzi w role tak dla siebie nietypowe, jak księgowy, który dokumentuje polecenia w Excelu czy specjalista od komunikacji wewnętrznej, który objaśnia proces i służy wsparciem przy rekomendowaniu znajomych.

Aby tego uniknąć najlepiej jest przekazać cały ten back office innemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi. Jakie problemy może nam zdjąć z głowy i biurka tego rodzaju partner w poleceniach? Idąc tropem problemów wylistowanych w otwierających ten tekst akiptach możemy wymienić następujące uproszczenia:

  1. Dostaniemy gotowy plan nagrodowy

Partner wesprze nas w opracowaniu planu nagrodowego benchmarkując naszą specyfikcję organizacyjną i potrzeby do konkurencji oraz ogólnorynkowych trendów, a jeśli sytuacja będzie tego wymagać – opracuje business case uzasadniający ponoszenie wydatków na nagrody. Firma zajmująca się poleceniami o odpowiednio ugruntowanej pozycji nie ma tylko doświadczenia, w zakresie tego, ile płacić i jakie niefinansowe nagrody oferować. Powinna też posiadać relacje, które ułatwią dostęp do atrakcyjnych benefitów za polecenia. Przykład takiego partnerstwa stanowi współpraca ShareHire z NAIS – Klienci korzystający z programów poleceń obsługiwanych przez ShareHire mogą nagradzać swoich polecających benefitami z kaferterii NAIS, gdzie znajdują się produkty i usługi m.in. Empiku, Tesco, Zalando, Cinema City.

  1. Dostaniemy sprawdzone rozwiązania prawne i podatkowe

Ujednolicony system wypłat nagród, optymalnie na bazie instytucji przyrzeczenia publicznego określonej precyzyjnie w Kodeksie Cywilnym, pozwala bez przeszkód wynagradzać wszystkich polecających: pracowników, alumnów, praktykantów, kandydatów i innych. Każdy użytkownik otrzymuje wtedy gratyfikację o takiej samej wartości – unikamy zatem niepotrzebnych komplikacji wyrównywaniu stawek netto/brutto w realiach różnych obciążeń podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, a zwłaszcza – paradoksalnej sytuacji, w której niepracownicy uzyskują niższe nagrody niż pracownicy, właśnie z uwagi na obciążenia ZUS-owskie. W modelu opartym o przyrzeczenie publiczne każdy polecający otrzymuje pełną wartość nagrody brutto, a następnie rozliczana się z niej na zasadach ogólnych, jak z każdego innego przychodu. Pozwalając działać wyspecjalizowanemu podmiotowi w oparciu o sprawdzony model i gotowy regulamin firmy mogą mieć poczucie, że wszyscy interesariusze – od polecającego do fiskusa otrzymają to, co im się należy w pełnej wartości, zgodnie z prawem i na czas.

  1. Pozbędziemy się stresu i nadmiaru pracy

Zazwyczaj jest tak, że ten kto płaci nagrody, ten jest usługodawcą w ramach systemu poleceń. Oznacza to, że firma, która zdecyduje się przekazać ten kluczowy element procesu zewnętrzemu dostawcy nie będzie musiała kłopotać się z zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych, których administratorem będzie usługodawca, nie będzie też występować przed Urzędem Skarbowym jako strona, nie będzie wreszcie obowiązana do zapewniania help desku użytkownikom. To ostatnie jest to często niedoszacowny problem: przecież gdy mowa o świadczeniach pieniężnych, należy spodziewać się zapytań, reklamacji, a nawet prób oszustwa. Aby sprostać tym wyzwaniom potrzeba nie tylko dobrego regulaminu, ale i stałego monitorowania tego, co dzieje się w systemie. Dobrze jest mieć w pamięci, że jeśli płacimy nagrody samodzielnie jesteśmy “przywiązani” do szeroko rozumianego budżetu kosztów osobowych; jeśli zaś korzystamy ze wsparcia zewnętrznego partnera w grę wchodzi bardziej elastyczne finansowanie, mamy bowiem do dyspozycji więcej wewnętrznych budżetów. Podsumowując: finalnym celem przekazania płatności i obsługi programu innemu podmiotowi jest to, aby organizacja mogła korzystać ze wszystkich zalet posiadania programu poleceń, wszelkie uciążliwości i obowiązki pozostawiając wyspecjalizowanemu dostawcy.